Field Assistant (m/w/d)

Die ITF Pharma GmbH mit Sitz in München ist die deutsche Unternehmenszentrale der Italfarmaco Gruppe. Als familiengeführtes Unternehmen engagieren wir uns in Deutschland und mehr als 50 Ländern dieser Welt leidenschaftlich für die Herstellung und Bereitstellung hochwirksamer Medikamente, ergänzenden medizinischen Lösungen und innovativen Services vor allem in den Gebieten Kardiologie, Immuno-Onkologie und Gynäkologie. Unsere Mission ist es, Menschen weltweit ein möglichst langes und gesundes Leben zu ermöglichen!

Für unsere neue Business Unit im Rare Disease Bereich, die sich um die Einführung einer neuen Therapieform im Bereich Neuromuskulärer Erkrankungen kümmern wird, suchen wir ab Januar 2025 eine/n Field Assistant (m/w/d) in Vollzeit.

• Office based Assistant und Unterstützung der Field based positions
• Ansprechpartner des Außendienstes im operativen Tagesgeschäft
• Selbstständige Erledigung organisatorischer Aufgaben, wie z.B. Terminkoordination, Organisation von Meetings und Veranstaltungen oder Reiseplanung, -buchung und -abrechnung
• Erstellung von Reportings, Schulungsunterlagen und projektbezogenen Auswertungen
• Erstellung von Verträgen
• Gewährleistung eines reibungslosen internen Bürobetriebes
• Mitarbeit bei der Planung, Konzeption, Durchführung sowie Nachbereitung von Außendienstaktivitäten
• Eigenverantwortliche Übernahme von (Teil-)Projekten
• Koordination, Kontrolle und Aussteuerung des Budgets der regionalen Veranstaltungen im Bereich Außendienst
• Unterstützung und ggf. Planung regionaler Veranstaltungen
• Eigenverantwortliches Budgetmanagement von Veranstaltungen des Außendienstes
• Kontrolle, Prüfung, Freigabe und Kontierung der Eingangsrechnungen des Bereiches Außendienst
• Koordination, Dokumentation und Sicherstellung des Prozessablaufes der regionalen Veranstaltungen („von der Idee bis zur Schlussrechnung“)
• Betreuung von internen sowie externen Gästen
• Unterstützung weiterer Office-based Funktionen (z.b. Event-Management, Assistentin der Geschäftsleitung)

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position im pharmazeutischen Bereich
• Hohe Eigeninitiative und Flexibilität
• Ausgeprägte Kommunikations- sowie Organisationsfähigkeiten
• Selbstständige und verantwortungsbewusste Arbeitsweise
• Ausgeprägter Service Gedanke
• Kooperations- und Teamfähigkeit
• Starke Kundenorientierung und außendienstorientierte Denkweise
• Kreativität und Innovationskraft
• Ergebnisorientierung und Verhandlungsgeschick
• Sicheres Auftreten, Überzeugungskraft und Begeisterungsfähigkeit auch in schwierigen Situationen

• Dynamisches, aufgeschlossenes und motiviertes Team in familiärer Atmosphäre
• Interessante Aufgaben mit Gestaltungsspielraum und Eigenverantwortung
• Attraktives und erfolgsbasiertes Bonussystem
• Betriebliche Altersvorsorge
• 30 Tage Urlaub im Jahr
• IT-Equipment: Telefon, IPad, Laptop & Drucker