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Executive Assistant (m/w/d)
ITF Pharma
Die ITF Pharma GmbH mit Sitz in München ist die deutsche Unternehmenszentrale der Italfarmaco Gruppe. Als familiengeführtes Unternehmen engagieren wir uns in Deutschland und mehr als 50 Ländern dieser Welt leidenschaftlich für die Herstellung und Bereitstellung hochwirksamer Medikamente, ergänzenden medizinischen Lösungen und innovativen Services vor allem in den Gebieten Gynäkologie, Neurologie, Kardiologie und Immuno-Onkologie. Unsere Mission ist es, Menschen weltweit ein möglichst langes und gesundes Leben zu ermöglichen!
Für unsere neue Business Unit im Rare Disease Bereich in München, die sich um die Einführung einer neuen Therapieform im Bereich Neuromuskularer Erkrankungen kümmern wird, suchen wir ab sofort eine/n Executive Assistant (m/w/d).Ihre Aufgaben
- Unterstützung des Bereichsleiters bei Projekten
- Terminkoordination des Bereichsleiters sowie Organisation von Meetings und Veranstaltungen interner sowie externer Art
- Inhaltliche und grafische Darstellung von Präsentationen
- Führen von Firmenkorrespondenzen mit Auftraggebern, Dienstleistern und Mitarbeiter*innen
- Organisation des Onboardings neuer Mitarbeiter*innen
- Unterstützung bei der Verwaltung von Firmenunterlagen
- Angebots- und Vertragserstellung
- Empfang von Kunden sowie Gästen
- Reiseplanung und -buchung für die Mitarbeiter*innen der Business Unit
- Erstellung der Spesen- bzw. Reisekostenabrechnung für den Bereichsleiter
- Rechnungsprüfung
- Ansprechpartner für Spesenabrechnungen, Kontrolle sowie elektronische Korrektur der Abrechnungen nach internen Richtlinien
- Unterstützung bei der Verwaltung, Planung, Steuerung und Überwachung des Fuhrparks
- Beachtung der Corporate Identity
- Vorbereitung von Meetings und Workshops
- Unterstützung bei der Büromaterialbestellung
- Unterstützung bei der Organisation von Lieferanten
- Enge Zusammenarbeit mit bestehendem Assistentinnen Team
Ihr Profil
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Berufserfahrung als Executive Assistant oder in einer vergleichbaren Position
- Eigenverantwortliche, proaktive, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
- Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und Belastbarkeit
- Dienstleistungs- und Kundenorientierung
- Gute Kommunikationsfähigkeit
- Professionelles, freundliches und sicheres Auftreten auf allen Hierarchieebenen
- Diskretion und Verschwiegenheit
- Ausgezeichnete MS Office Kenntnisse
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
Warum ITF Pharma?
- Dynamisches, aufgeschlossenes und motiviertes Team in familiärer Atmosphäre
- Wunderschönes Büro in zentraler Lage mit guter Anbindung
- Interessante Aufgaben mit Gestaltungsspielraum und Eigenverantwortung
- Attraktives und erfolgsbasiertes Bonussystem
- Betriebliche Altersvorsorge
- 30 Tage Urlaub im Jahr
- Jährliche Mitarbeiterevents
- Erstattung des MVG-Tickets nach entsprechender Einreichung des Tickets
Fühlen Sie sich angesprochen? Dann werden Sie Teil unseres tollen Teams und unterstützen Sie uns auf dem Weg, Menschen weltweit ein möglichst langes und gesundes Leben zu ermöglichen.
Wir freuen uns auf Sie!
